Dokumenten-KI für Verwaltung und Archive — im eigenen Haus
Historische Register, Archivgut, Bauakten, Posteingang und Registraturen werden erschlossen und strukturiert übergeben — einschließlich handschriftlicher Bestände in Kurrent, Sütterlin und Fraktur. Betrieben mit einem eigenen KI-Modell hinter Ihrer Firewall, ohne Datenabfluss an Cloud-Anbieter.
Die Bestände, die bislang nur im Regal stehen
In Verwaltung und Archiv liegen Papier, Mikrofilm, Scan und Handschrift nebeneinander — über Ämter, Aktengenerationen und Jahrhunderte hinweg. German-OCR macht daraus durchsuchbare, prüfbare und weitergebbare Daten.
Historische Register erschließen
Sterbe-, Geburts- und Heiratsregister, Melde- und Adressbücher werden zeilenweise gelesen und in Namens-, Datums- und Ortsfelder überführt. Doppelseiten-Scans trennen wir technisch in Einzelseiten, Randvermerke und spätere Nachträge werden als eigene Einträge miterfasst statt überlesen.
Archivgut für den digitalen Lesesaal
Aus dem Digitalisat entsteht ein durchsuchbarer Bestand: Volltextsuche über alle Einheiten hinweg, dazu ein feldbasierter Index für Personen, Orte, Daten und Signaturen. Nutzerinnen und Nutzer finden im Lesesaal, was bisher nur über Findbücher und Vorwissen erreichbar war.
Bauakten & Genehmigungsverfahren
Bestandsbauakten, Genehmigungsbescheide, Lagepläne und Nachbarbeteiligungen werden erschlossen — mit Flurstück, Aktenzeichen, Bauherr, Datum und Verfahrensstand als eigenständige Felder. Auskünfte aus dem Bestand lassen sich damit ohne Kellergang beantworten.
Posteingang & Vorgangsbearbeitung
Eingehende Schreiben, Anträge und Formulare werden nach Dokumenttyp klassifiziert, den zuständigen Fachbereichen zugewiesen und dem richtigen Verfahren zugeordnet. Aktenzeichen, Absender und Frist werden ausgelesen und an das Fachverfahren oder DMS übergeben.
Rechnungs- & Belegverarbeitung
Eingangsrechnungen, Zuwendungsbelege und Kassenanordnungen im Kämmereiumfeld werden feldgenau erfasst — Betrag, Steuersatz, Leistungszeitraum, Haushaltsstelle und Bankverbindung. Die geprüften Datensätze gehen strukturiert in die Finanzsoftware.
Altbestände & Registraturen
Vor Kassation und Abgabe an das Archiv werden Registraturbestände strukturiert erfasst: Inhalt, Laufzeit, Betreff und Aktenzeichen je Einheit. Die Bewertungsentscheidung fällt damit auf Basis erschlossener Daten und nicht auf Basis einer Stichprobe.
Kurrent, Sütterlin und Fraktur — maschinell gelesen
Der Teil des Bestands, der bislang nicht erschlossen werden konnte, ist fast immer der handschriftliche. Genau darauf ist unsere Handschriftenerkennung ausgelegt: deutsche Kurrentschrift aus Amtsbüchern und Kanzleiakten, Sütterlin aus Karteien und Vermerken, dazu Fraktur-Vordrucke mit handschriftlich ausgefüllten Feldern. Die Erkennung ist Teil derselben lokalen Instanz — kein separater Dienst, kein Versand des Bestands.
- Deutsche Kurrentschrift in Amtsbüchern, Registern und Kanzleiakten
- Sütterlin in Akten, Karteikarten und Vermerken des 20. Jahrhunderts
- Fraktur-Vordrucke mit handschriftlich ausgefüllten Feldern
- Gemischte Seiten: Vordruck, Stempel, Randvermerk und Nachtrag von späterer Hand
- Doppelseitig aufgenommene Register und mehrspaltige Tabellenwerke
Kurrent & Sütterlin
Historische deutsche Schreibschriften werden in modernes Deutsch übertragen — zeilengenau und mit Bezug zur Stelle im Digitalisat.
Doppelseiten & Spalten
Doppelseitig aufgenommene Register werden technisch in Einzelseiten getrennt, Spalten und Vordruckraster bleiben als Struktur erhalten.
Randvermerke & Nachträge
Spätere Eintragungen, Stempel und Randvermerke werden miterfasst und dem zugehörigen Registereintrag zugeordnet.
Prüfbar statt geraten
Auch bei Handschrift trägt jedes Feld einen Konfidenzwert — unsichere Lesungen werden markiert statt stillschweigend übernommen.
Schriftkompetenz trifft Datenhoheit
Eine allgemeine Cloud-OCR scheitert an Kurrent — und darf mit Personenstands- und Verfahrensakten ohnehin nicht arbeiten. Wir lösen beides in einer Instanz, die vollständig in Ihrem Haus bleibt.
Handschriftenerkennung als Kernkompetenz
Historische deutsche Schriften sind kein Nebenprodukt unserer Texterkennung, sondern ihr Schwerpunkt. Kurrent, Sütterlin und Fraktur werden von demselben lokalen Modell gelesen wie moderne Dokumente — ohne zusätzlichen Dienst und ohne Versand des Bestands.
Betrieb im eigenen Rechenzentrum
German-OCR läuft on-premise: in Ihrem Rechenzentrum, beim kommunalen IT-Dienstleister oder auf dedizierter Hardware. Der Bestand verlässt Ihre Infrastruktur nicht — auch nicht für die Verarbeitung einzelner Chargen.
Keine Übermittlung an Dritte
Personenstandsdaten, Meldedaten und Verfahrensakten sind besonders schutzwürdig. Ohne externe API-Aufrufe entsteht Datenschutzkonformität per Architektur — nicht per Zusicherung eines Anbieters, dessen Verarbeitung Sie nicht einsehen können.
Konfidenzwert pro Feld
Jedes extrahierte Feld erhält einen Konfidenzwert. Sie legen die Schwelle fest: Sicher erkannte Werte laufen durch, alles darunter geht gezielt in die Sichtung durch Mitarbeitende. Gerade bei Handschrift bleibt so nachvollziehbar, worauf ein Eintrag beruht.
Anbindung an Fachverfahren & DMS
Ergebnisse fließen dorthin, wo weitergearbeitet wird: in Ihr Dokumentenmanagement, Ihre Archivsoftware, den Viewer des digitalen Lesesaals oder das Fachverfahren. Die Anbindung planen wir mit Ihrer IT statt eine weitere Insellösung aufzubauen.
Finetuning auf Ihren Bestand
Jeder Bestand hat eigene Schreiberhände, Vordrucke und Formulargenerationen. Das Modell lässt sich auf Ihr Material nachtrainieren — im Haus, ohne dass Trainingsdaten Ihr Netz verlassen. Korrekturen Ihrer Mitarbeitenden fließen dabei zurück ins Training.
Offene Formate statt Herstellerbindung
Die Erschließung eines Bestands ist eine Investition, die länger Bestand haben muss als jeder Softwarevertrag. Deshalb geben wir ausschließlich in offenen, nicht proprietären Formaten aus — dokumentiert, standardkonform und ohne Bindung an unsere Instanz.
PDF/A-2b
Langzeitstabiles Archivformat mit unsichtbarer Volltextschicht über dem Digitalisat. Das Bild bleibt unverändert, der Text ist durchsuchbar und kopierbar.
ALTO-XML
Wortgenaue Koordinaten zu jedem erkannten Token — Grundlage für das Such-Highlighting im Viewer und für die Verknüpfung von Treffer und Bildstelle.
TEI-XML (P5)
Auszeichnung nach TEI P5 für die wissenschaftliche Nachnutzung: Editionen, Forschungsprojekte und Kooperationen mit Hochschulen können direkt darauf aufsetzen.
IIIF-Manifest
Manifeste für gängige IIIF-Viewer, damit Digitalisat und Volltext im digitalen Lesesaal und in Verbundportalen gemeinsam ausgeliefert werden können.
CSV & XLSX
Register- und Indextabellen als Tabellendatei — für Findmittel, Namensindizes und die Weitergabe an Fachbereiche ohne Spezialsoftware.
JSON
Alle Feldwerte samt Position und Konfidenz maschinenlesbar — für den Import in Archivsoftware, Fachverfahren und eigene Auswertungen.
Weiterverwendbar auch ohne unsere Software
Das ist für uns eine ausdrückliche Zusage und keine Nebenbedingung: Alle Ergebnisse — Volltexte, Koordinaten, Felder und Indizes — müssen sich vollständig weiterverwenden lassen, wenn German-OCR eines Tages nicht mehr im Einsatz ist. Sie erhalten die Daten in dokumentierten Standardformaten und können sie jederzeit in ein anderes System überführen, ohne sie erneut erschließen zu müssen.
Vergabe- und datenschutzkonform aufgestellt
Was in einer Ausschreibung nachgewiesen werden muss, muss auch technisch hinterlegt sein. Die folgenden Punkte sind Bestandteil der Architektur und lassen sich für Vergabeunterlagen, Datenschutzbeauftragte und Rechnungsprüfung dokumentieren.
Verarbeitung in Deutschland und der EU
Die Verarbeitung findet ausschließlich in Deutschland beziehungsweise der EU statt. Es gibt keinen Verarbeitungsweg über Drittstaaten und keine Abhängigkeit von einem Angemessenheitsbeschluss.
Keine Übermittlung an Modellhersteller
Ihre Dokumente werden zu keinem Zeitpunkt an einen Modellhersteller übermittelt — weder für die Verarbeitung noch für Telemetrie oder zum Training fremder Modelle.
On-Premise oder dedizierte Hardware
Betrieb wahlweise vollständig beim Auftraggeber oder auf dedizierter, ausschließlich Ihnen zugeordneter Hardware. Ein Mandantenbetrieb auf geteilten Ressourcen ist nicht erforderlich.
Modell-Offenlegung auf Wunsch
Auf Anforderung legen wir offen, welches Modell zum Einsatz kommt: Bezeichnung, Version, Hersteller und Herkunftsland. Für Vergabeunterlagen und interne Freigaben ist das dokumentierbar.
AVV und TOMs
Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO sowie eine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen liegen vor und können dem Vergabeverfahren beigefügt werden.
Qualitätskennzahlen je Charge
Zeichen- und Wortfehlerrate (CER/WER) sowie die Feldgenauigkeit lassen sich je Charge ermitteln und dokumentieren — als belastbare Abnahmegrundlage statt einer pauschalen Genauigkeitsangabe.
Korrekturoberfläche für Ihre Mitarbeitenden
Zur Instanz gehört eine Weboberfläche, in der Mitarbeitende unsichere Lesungen direkt neben dem Digitalisat prüfen und korrigieren. Die Korrekturen bleiben nicht im Vorgang stehen, sondern fließen in das Training des Modells zurück — die Erkennungsqualität für Ihre Schreiberhände und Vordrucke verbessert sich also mit dem Bestand, den Sie bearbeiten. Das Training findet dabei ebenfalls in Ihrer Umgebung statt.
Ein Modell für Bild, Text und Handschrift
German-OCR betreibt ein eigenes KI-Modell für Vision und Sprache. Es läuft lokal, verarbeitet gemischte Vorlagen aus Vordruck, Stempel und Handschrift im Zusammenhang und gibt die Ergebnisse in offenen Formaten heraus.
Handschrift (HTR)
Kurrent, Sütterlin und handschriftliche Einträge in Vordrucken werden gelesen und in modernes Deutsch übertragen.
Feldbasierte Extraktion
Nicht nur Volltext: definierte Felder mit Wert, Position und Konfidenz — passend zum jeweiligen Registertyp.
Layout & Doppelseiten
Doppelseiten werden getrennt, Spalten, Vordruckraster und Randspalten im Zusammenhang erfasst.
Stempel, Vermerke & Nachträge
Stempel, Randvermerke und spätere Eintragungen werden erkannt und dem zugehörigen Eintrag zugeordnet.
Offene Ausgabeformate
PDF/A-2b, ALTO-XML, TEI-XML, IIIF, CSV/XLSX und JSON — ohne proprietäre Bindung an unsere Software.
Schnittstellen & Automatisierung
API, Webhooks und Stapelverarbeitung übergeben geprüfte Daten direkt an DMS, Archivsoftware oder Fachverfahren.
Gemacht für Verwaltung und Archiv
Überall dort, wo Unterlagen personenbezogen sind, in großer Menge anfallen und dauerhaft nachweisbar bleiben müssen.
Kommunen & Landkreise
Vom Posteingang über Fachverfahren bis zum Kellerbestand — Dokumentenströme über alle Ämter hinweg erschließen.
Stadt-, Kreis- & Staatsarchive
Historische Bestände digital erschließen, Findmittel anreichern und den digitalen Lesesaal mit Volltext versorgen.
Standesämter & Meldewesen
Personenstandsregister, Melde- und Adressbücher zeilenweise erfassen — mit Randvermerken und Nachträgen.
Bauämter & Registraturen
Bauakten, Genehmigungsvorgänge und Registraturbestände strukturiert erfassen, ohne dass Daten das Haus verlassen.
Von der Pilotcharge zum produktiven Betrieb
Wir beginnen mit Vorlagen aus Ihrem eigenen Bestand, nicht mit einer Demo auf Fremdmaterial. Umfang, Dimensionierung und Integration legen wir gemeinsam mit Ihrer IT fest.
Erstgespräch
Wir klären Bestandsarten und Schriften, Umfang und Zustand der Vorlagen, Zielsysteme sowie die Anforderungen Ihrer IT an Netz, Betrieb und Vergabeunterlagen.
Pilotcharge aus Ihrem Bestand
Wir richten eine Instanz ein und lassen sie an einer repräsentativen Charge Ihres eigenen Materials laufen. Sie bewerten Trefferqualität, Konfidenzverhalten und die gemessenen Kennzahlen an Ihren echten Vorlagen.
Betrieb & Integration
Installation on-premise, Anbindung an DMS, Archivsoftware oder Fachverfahren, Einrichtung der Korrekturoberfläche, optionales Finetuning auf Ihren Bestand sowie Updates und Betrieb nach vereinbarten Reaktionszeiten.
Leistungsumfang der Instanz
Dimensionierung, Integrationen und Betrieb individuell nach Ihrem Bedarf.
- Dedizierte Instanz — Ihre Hardware oder dedizierte Hardware
- Handschriftenerkennung für Kurrent, Sütterlin und Fraktur
- Feldbasierte Extraktion mit Konfidenzwert pro Feld
- Trennung von Doppelseiten, Erfassung von Randvermerken
- Export als PDF/A-2b, ALTO-XML, TEI-XML, IIIF, CSV/XLSX und JSON
- Korrektur-Weboberfläche für Mitarbeitende
- Qualitätskennzahlen je Charge (CER/WER, Feldgenauigkeit)
- Einrichtung, Updates und Betrieb durch uns
Sprechen wir über Ihren Bestand
Wir sehen uns Ihre Vorlagen und Schriften an, zeigen die Erkennung an echtem Material aus Ihrem Haus und planen Betrieb, Formate und Integration gemeinsam mit Ihrer IT.