Dokumenten-KI für Steuerberatung, Prüfung und Recht — im eigenen Haus
Belege, Eingangsrechnungen, Mandantenpost, Verträge, Bescheide und Altakten werden automatisch erfasst und strukturiert übergeben. Betrieben mit einem eigenen KI-Modell hinter Ihrer Firewall — Mandantenunterlagen verlassen die Kanzlei nicht.
Die Dokumente, die in der Kanzlei Zeit kosten
Papier, PDF, Portal-Download und Scan laufen parallel — über Mandate, Fristen und Jahrgänge hinweg. German-OCR macht daraus strukturierte, prüfbare Daten für Buchführung, Prüfung und Akte.
Belegerfassung & Vorkontierung
Belege aus Mandantenmappen, Portalen und E-Mail-Anhängen werden feldweise ausgelesen: Belegdatum, Belegnummer, Netto, Steuersatz, Steuerbetrag, Brutto und Geschäftspartner. Aus den geprüften Feldern entsteht ein DATEV-tauglicher Buchungssatz — inklusive Vorschlag für Konto und Steuerschlüssel nach Ihren eigenen Regeln.
Eingangsrechnungen prüfen
Beträge und Summenlogik, Steuersätze und ausgewiesene Steuerbeträge, USt-IdNr. sowie die Plausibilität der IBAN werden gegengelesen. Fehlende Pflichtangaben und rechnerische Abweichungen werden markiert, statt unbemerkt in die Buchführung zu laufen.
Mandantenpost klassifizieren
Eingehende Post, Scans und E-Mail-Anhänge werden nach Dokumentart erkannt und über Steuernummer, Aktenzeichen, Mandantennummer oder Absender dem richtigen Mandanten und Vorgang zugeordnet — und von dort an DMS und Sachbearbeitung weitergereicht.
Verträge & Schriftsätze auswerten
Verträge, Schriftsätze und Korrespondenz werden strukturiert erschlossen: Parteien, Vertragsgegenstand, Laufzeiten, Kündigungs- und Rechtsbehelfsfristen, Gerichtsstand und einzelne Klauseln. Zusammenfassungen verweisen auf die Fundstelle im Dokument, damit jede Aussage prüfbar bleibt.
Jahresabschlüsse & Bescheide
Jahresabschlüsse, Summen- und Saldenlisten sowie Steuer- und Feststellungsbescheide werden erfasst — Besteuerungsgrundlagen, Festsetzungen, Abrechnungsteil und Fristen. Die strukturierten Werte bilden die Grundlage für Ihre Bescheidprüfung gegen die eingereichte Erklärung.
Altakten- & Archivdigitalisierung
Handakten, Dauerunterlagen und Papierarchive werden erschlossen — einschließlich handschriftlicher Notizen, Randvermerke und Aktenverfügungen. Aus dem Bestand wird eine durchsuchbare, feldweise strukturierte Ablage, ohne dass Akten das Haus verlassen.
Berufsgeheimnis ist kein Konfigurationsdetail
Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung und Rechtsanwaltschaft unterliegen einer strafbewehrten Verschwiegenheitspflicht — sinngemäß nach § 203 StGB, die sich auch auf mitwirkende Personen und eingebundene Dienstleister erstreckt. Wer Mandantenunterlagen durch eine KI schickt, trifft damit eine berufsrechtliche Entscheidung, keine reine IT-Entscheidung. Wir bauen die Technik so, dass diese Frage gar nicht erst entsteht: Die Verarbeitung findet ausschließlich in Ihrer eigenen Umgebung statt.
Diese Darstellung ist eine technische Einordnung und keine Rechtsberatung — die Bewertung im Einzelfall bleibt bei Ihnen, Ihrem Datenschutz und Ihrer Berufskammer.
- Verschwiegenheit erstreckt sich auch auf mitwirkende Dienstleister
- Keine Übertragung an Cloud- oder Modellanbieter — der Weg existiert nicht
- Kein Training fremder Modelle mit Mandantendaten
- Mandantentrennung sowie Rollen- und Rechtekonzept in Ihrer Umgebung
- AVV und TOMs liegen vor und sind für Datenschutz und Revision prüfbar
Berufsgeheimnis
Die Verschwiegenheitspflicht endet nicht an der Kanzleitür: Sie erfasst sinngemäß auch die Personen und Dienstleister, die an der beruflichen Tätigkeit mitwirken.
Warum Cloud-KI heikel ist
Bei Cloud-Diensten verlassen Mandantenunterlagen Ihr Haus. Über Speicherorte, Unterauftragnehmer und Trainingsnutzung entscheidet ein Dritter — Sie können es sich nur zusichern lassen.
Was On-Premise ändert
Modell und Verarbeitung laufen auf Ihrer Instanz. Es gibt keinen Übertragungsweg nach außen, der abgeschaltet werden müsste — er existiert nicht.
AVV & TOMs
Auftragsverarbeitungsvertrag und technisch-organisatorische Maßnahmen liegen vor und lassen sich in Ihr Verarbeitungsverzeichnis übernehmen.
Automatisierung, die Ihre Verschwiegenheit nicht angreift
Eine allgemeine Cloud-OCR kennt weder Ihre Mandatsstruktur noch Ihre berufsrechtlichen Pflichten. German-OCR ist als lokale Instanz gebaut — die Automatisierung kommt zu den Dokumenten, nicht umgekehrt.
Betrieb in der eigenen Kanzlei
German-OCR läuft on-premise: auf Ihrer Hardware, im Rechenzentrum Ihres Systemhauses oder auf dedizierter Hardware bei uns. Kein Beleg und kein Schriftsatz geht an einen Cloud-Anbieter.
Mandantendaten bleiben im Haus
Belege, Bescheide, Verträge und Korrespondenz sind mandantenbezogen und berufsrechtlich geschützt. Ohne externe API-Aufrufe entsteht DSGVO-Konformität per Architektur — nicht per Zusicherung eines Dritten.
Konfidenzwerte pro Feld
Jedes extrahierte Feld erhält einen Konfidenzwert. Sie legen die Schwelle fest: Was sicher erkannt wurde, läuft durch; alles darunter geht gezielt in die Vorprüfung durch die Sachbearbeitung — nicht der ganze Beleg.
Anbindung an DATEV, DMS & Kanzleisoftware
Ergebnisse fließen dorthin, wo weitergearbeitet wird: DATEV-taugliche Buchungsdaten, Dokumentenmanagement, Fristen- und Aktenverwaltung. Die Anbindung planen wir gemeinsam mit Ihrer IT oder Ihrem Systemhaus.
Finetuning auf Ihre Mandantendokumente
Jede Kanzlei hat einen eigenen Mandantenmix mit wiederkehrenden Belegbildern und Hausformularen. Das Modell lässt sich auf Ihren Bestand nachtrainieren — im Haus, ohne dass Trainingsdaten Ihr Netzwerk verlassen.
Fachliche Felder statt Rohtext
Nicht ein Volltext, aus dem Sie sich die Werte heraussuchen: Sie definieren Ihr Feldschema je Dokumentart — und erhalten Werte, Fundstelle und Konfidenz in verarbeitbarer Form.
Ein Modell für Bild, Text und Handschrift
German-OCR betreibt ein eigenes KI-Modell für Vision und Sprache. Es läuft lokal, verarbeitet gemischte Mandantenunterlagen im Zusammenhang und gibt die Ergebnisse in offenen Formaten heraus.
Feldbasierte Extraktion
Nicht nur Volltext: definierte Felder mit Wert, Position und Konfidenz — passend zu Ihren Dokumentarten.
Vision & Layout
Mehrspaltige Seiten, Formulare, Stempel, Anlagenverzeichnisse und Anschreiben werden im Zusammenhang erfasst.
Handschrift (HTR)
Handschriftliche Vermerke, Verfügungen und Notizen werden gelesen — vom Belegvermerk bis zur historischen Handakte.
Tabellen & Positionen
Rechnungspositionen, Saldenlisten und Aufstellungen bleiben als Tabellenstruktur erhalten, nicht als Textwüste.
Offene Exportformate
DATEV-taugliche Buchungsdaten sowie CSV/XLSX, JSON, XML und PDF/A mit durchsuchbarer Textschicht — ohne proprietäre Bindung.
Schnittstellen & Automatisierung
API, Webhooks und Automatisierungsketten übergeben geprüfte Daten direkt in Ihre bestehenden Systeme.
Prüfbar statt geraten
Jedes Feld trägt Konfidenzwert und Fundstelle — unsichere Stellen werden vorgelegt, statt stillschweigend übernommen zu werden.
Vier-Augen gezielt: Nur die Felder unterhalb Ihrer Schwelle gehen in die Prüfung — nicht der ganze Beleg.
Fundstelle statt Behauptung: Zusammenfassungen aus Verträgen und Schriftsätzen verweisen auf die Stelle im Dokument.
Kein Fremdtraining: Ihre Dokumente verbessern ausschließlich Ihr eigenes Modell.
Mandantentrennung: Zuordnung, Rollen und Rechte bleiben in Ihrer eigenen Umgebung.
Gemacht für beratende Berufe
Überall dort, wo Mandantenunterlagen vertraulich sind, in großer Menge anfallen und über Jahre nachweisbar bleiben müssen.
Steuerberatungskanzleien
Von der Belegerfassung über die Vorkontierung bis zur Bescheidprüfung — Mandantenströme über alle Bestände hinweg.
Wirtschaftsprüfungsgesellschaften
Jahresabschlüsse, Prüfungsunterlagen und Nachweise strukturiert erschließen und belegnah wiederfinden.
Rechtsanwaltskanzleien
Schriftsätze, Verträge und Fristen strukturiert auswerten — mit Fundstelle statt Suchergebnis.
Buchhaltungsdienstleister
Große Belegmengen aus vielen Mandaten und Formaten vereinheitlichen, prüfen und automatisiert übergeben.
Vom Erstgespräch zum produktiven Betrieb
Wir beginnen mit Ihren echten Unterlagen, nicht mit einer Demo auf Fremdmaterial. Umfang, Dimensionierung und Integration legen wir gemeinsam mit Ihrer IT fest.
Erstgespräch
Wir klären Dokumentarten, Belegvolumen, Zielsysteme und die Anforderungen Ihrer IT an Netz, Betrieb und Mandantentrennung.
Pilot mit Ihren Dokumenten
Wir richten eine Instanz ein und lassen sie an echten Unterlagen aus Ihrer Kanzlei laufen — Sie bewerten Trefferqualität und Konfidenzverhalten an Ihrem eigenen Material.
Betrieb & Integration
Anbindung an DATEV, DMS und Kanzleisoftware, optionales Finetuning auf Ihren Bestand, Einrichtung, Updates und Betrieb nach vereinbarten Reaktionszeiten.
Leistungsumfang der Instanz
Dimensionierung, Integrationen und Betrieb individuell nach Ihrem Bedarf.
- Dedizierte Instanz — Ihre Hardware oder unsere
- Eigenes lokales KI-Modell für Vision und Sprache
- Feldbasierte Extraktion mit Konfidenzwerten pro Feld
- Handschriftenerkennung für Vermerke und Altbestände
- DATEV-tauglicher Export sowie CSV/XLSX, JSON, XML und PDF/A
- Finetuning auf Ihren eigenen Dokumentenbestand
- Anbindung an DATEV, DMS, Kanzlei- und Fachsoftware
- AVV und TOMs, Einrichtung, Updates und Betrieb durch uns
Sprechen wir über Ihre Mandantenunterlagen
Wir schauen uns Ihre Dokumentarten an, zeigen die Extraktion an echtem Material und planen Betrieb, Mandantentrennung und Integration gemeinsam mit Ihrer IT.